Metodi di lavoro: come organizzare tempi e spazi per ottimizzare la produttività
Pubblicato: Lunedì, 29 Gennaio 2024 - redazione attualità
ROMA (attualità) - Qualche consiglio utile per svolgere al meglio la propria attività
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La gestione del lavoro quotidiano non è sempre cosa facile. A volte il carico di lavoro è talmente importante che non si sa da dove partire, ma altrettanto spesso si tende a sottovalutare l’importanza dell’organizzazione del lavoro, la quale, se ben fatta, consente di risolvere la gran parte dei problemi. Ma da dove si può partire per aumentare la produttività e al tempo stesso preservare il proprio benessere senza lasciarsi sovrastare dallo stress, o magari anche incrementando la quantità di tempo libero a disposizione? In questo articolo si presentano le migliori tecniche di organizzazione del lavoro: sarà sorprendente scoprire quanto siano soprattutto i piccoli dettagli a fare la differenza.
Organizzazione del tempo
Nella società contemporanea si sente spesso parlare di multitasking, inteso come la capacità di fare più esperienze contemporaneamente. Una caratteristica di per sé positiva, che però rischia di trasformare la vita in una corsa continua. Il primo modo per migliorare la produttività e sviluppare il multitasking in quanto caratteristica positiva è organizzare il proprio tempo. Mai come oggi appare evidente il problema delle distrazioni, in un mondo in cui siamo abituati a essere inondati dalle notifiche sui nostri smartphone. La prima cosa da fare è prendere consapevolezza del grande spreco di tempo che rappresentano alcune attività che percepiamo come urgenti, ma in realtà non sono: per esempio, non c’è alcun bisogno di leggere per forza le mail appena arrivate in tempo reale. Ma cosa si può fare concretamente per organizzare il proprio tempo?
Stabilire dei segmenti temporali per le interruzioni
Una buona regola è quella di scegliere di dedicare fasce temporali ben precise a pause e interruzioni. Per esempio, si può stabilire di controllare le mail soltanto due volte al giorno, in finestre temporali definite, e se possibile disattivare le notifiche negli altri momenti. In questo modo, si va a inibire quel meccanismo che porta al controllo delle mail anche diverse volte nella stessa ora.
Pianificare le pause
Le pause sono fondamentali per rendere il lavoro più efficace, ottimizzare le energie e di conseguenza aumentare la produttività. Prendersi delle pause programmate durante la giornata, meglio ancora se sempre nelle stesse ore, aiuta la mente a restare attiva e a mantenere sotto controllo i livelli di stress.
Gestire gli account social
Tutti sono a conoscenza dei meccanismi di dipendenza dei social media, ecco perché può essere una buona idea spendere 5 minuti a inizio giornata per controllare le mail personali e gli account social, per rispondere rapidamente ai messaggi rilevanti. In questo modo sarà possibile iniziare il lavoro con maggiore serenità, senza il pensiero di non aver risposto a messaggi personali importanti.
Organizzazione dello spazio
Anche lo spazio è un fattore cruciale nell’organizzazione del lavoro. Il termine “spazio” fa riferimento sia all’ambiente di lavoro in senso fisico, sia a quello virtuale, ovvero il computer e i dispositivi utilizzati. I ricercatori concordano nell’affermare che l’ambiente circostante ha un’enorme influenza sulla nostra capacità di rimanere concentrati, motivo per il quale è fondamentale organizzare al meglio il proprio spazio di lavoro. Per ragioni strettamente evolutive, l’uomo ha sempre dovuto mantenere sviluppato il livello di attenzione laterale per salvaguardare la propria sopravvivenza, quindi è pressoché impossibile ignorare completamente ciò che accade intorno a noi. Ecco allora che occorre organizzare il proprio ambiente di lavoro in modo da ridurre il più possibile l’interferenza di stimoli esterni.
Diminuire la complessità visiva
Partiamo da un concetto basilare: se davanti agli occhi ci sono troppe cose, è più facile andare in sovraccarico cognitivo perché il cervello tende a processare le informazioni legate agli stimoli visivi. Per evitare questo, bisogna organizzare l’ambiente di lavoro affinché lo spazio visivo non sia occupato da troppi oggetti. È quindi buona norma tenere sulla scrivania soltanto gli oggetti realmente utili durante il lavoro: il computer, un’agenda, una penna e poco altro. Gli altri oggetti possono essere riposti in appositi contenitori e tirati fuori all’occorrenza, così da evitare l’elaborazione di pensieri involontari.
Silenziare lo smartphone
Ogni volta che controlliamo lo smartphone, perdiamo il focus su quanto stiamo facendo e riprendere la concentrazione una volta finito non è facile. Se si controllano notifiche e messaggi personali a inizio giornata, si può poi pensare di silenziare lo smartphone e riporlo lontano dalla postazione di lavoro.
Creare l’ambiente di lavoro ideale
È molto dibattuta la questione dell’ambiente di lavoro, non tutti concordano su quali siano le condizioni migliori per lavorare; in particolare, c’è chi sostiene che la produttività aumenti quando si lavora da casa e chi invece ritiene che lo smart working sia deleterio da questo punto di vista. Indipendentemente dalle preferenze personali, qui ci limitiamo a segnalare delle opzioni che non tutti considerano. Anche per chi lavora in autonomia, infatti, individuare soluzioni ibride per non rinunciare ai benefici del lavoro in ufficio è importante. Per esempio, nelle grandi città come Roma si possono trovare postazioni per il coworking all’interno di uffici condivisi, dove vengono messi a disposizione spazi in cui è possibile svolgere il proprio lavoro insieme ad altri professionisti. Questa soluzione permette di beneficiare di spazi funzionali, organizzati in modo tale da favorire la concentrazione, a partire dalle luci (quelle fredde che tendono al blu, consigliate per mantenere alta l’attenzione) per arrivare ai dettagli che riguardano la sistemazione delle postazioni (realizzate in modo tale da avere spazio davanti a sé, allo scopo di favorire il pensiero creativo).