Cambio d'ufficio: come effettuare un trasloco a Roma
Pubblicato: Lunedì, 30 Dicembre 2019 - redazione attualità
ROMA (attualità) - Qualche consiglio utile per procedere in sicurezza e velocità
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La capitale è senza dubbio una città complessa per quanto riguarda la mobilità, per questo motivo quando bisogna effettuare un trasloco a Roma molte persone vengono prese dal panico.
Riuscire a organizzare lo spostamento in maniera ottimale è veramente difficile, soprattutto se si tratta di un cambio d’ufficio, un’operazione in cui ogni ritardo e imprevisto rischia di danneggiare l’attività aziendale. Per evitarlo è necessario pianificare il trasloco con largo anticipo e nei minimi dettagli, considerando tutti gli aspetti critici di una metropoli come la città eterna. Ecco alcuni consigli utili per capire come effettuare un trasloco d’ufficio a Roma.
Scegliere la sede giusta per il proprio ufficio
Innanzitutto è fondamentale trovare il luogo adatto per il nuovo ufficio, operazione che nella capitale può richiedere anche diversi mesi. Durante la scelta è importante selezionare gli immobili in base ad alcuni criteri, come il posizionamento, le dimensioni, il canone di locazione e i servizi annessi, tra cui la vicinanza con i trasporti pubblici e i parcheggi.
Per evitare continui spostamenti conviene optare per una struttura flessibile e modulare, dove sia possibile trovare nuovi spazi da occupare in caso di crescita dell’organico aziendale. In linea di massima ci possono volere da 2 a 5 mesi per individuare la sede giusta, perciò bisogna muoversi per tempo e valutare ogni opzione con calma, pensando agli obiettivi aziendali e al comfort di dipendenti e collaboratori.
Contattare una ditta di traslochi adeguata al servizio
Se quando si passa in una nuova casa è possibile cercare di risparmiare, richiedendo diversi preventivi per valutare le proposte più economicamente vantaggiose, tuttavia nel caso di un cambio d’ufficio è indispensabile essere più rigidi nella scelta della ditta di traslochi giusta.
L’impresa infatti deve essere specializzata in questo tipo di servizi, garantire supporto professionale durante tutte le fasi, dalla pianificazione fino alla realizzazione dello spostamento, che deve avvenire in tempi rapidi ma senza alcun disservizio o imprevisto. Avere a che fare con documenti, computer, hardware e altri materiali da ufficio richiede una certa esperienza, per questo motivo è fondamentale affidarsi soltanto alle migliori ditte di traslochi a Roma, evitando aziende non all’altezza del lavoro poiché potrebbero creare un danno economico rilevante.
Organizzare il trasloco insieme alla ditta
Per garantire un trasloco perfetto bisogna individuare la ditta adeguata con largo anticipo. Ciò offre un grande vantaggio, infatti consente di pianificare tutta l’operazione in maniera dettagliata, organizzando ogni fase nella modalità più consona al fine di ottenere un risultato efficace.
Grazie alla consulenza degli specialisti, persone che da anni si occupano di questi servizi e conoscono tutti i rischi legati a un trasloco d’ufficio, è possibile adottare tutte le soluzioni migliori per uno spostamento veloce e sicuro, in grado di non creare disagi eccessivi all’attività aziendale. Gli aspetti da organizzare sono tanti, come l’imballaggio, l’etichettatura, lo smontaggio, le tempistiche e il coordinamento tra ditta, dipendenti e clienti. Tutto ciò deve essere eseguito in tempi ristretti, ma senza mettere a rischio i beni da trasportare.
Individuare dei responsabili per ogni aspetto del trasloco
Specialmente quando bisogna effettuare un trasloco per un cambio d’ufficio a Roma, è importante scegliere dei responsabili per ogni aspetto dell’operazione.
Innanzitutto, deve esserci sempre una persona che si occupa dell’intera gestione del trasloco, coordinando la ditta, i lavoratori e monitorando costi, procedimenti e l’impatto di ogni azione intrapresa. Dopodiché bisogna affidare ad alcuni dipendenti dei compiti precisi, dividendo tali attività in base alle proprie esigenze. Ciò consente di gestire al meglio l’interno trasloco, ridurre il rischio di ritardi e soprattutto diminuire gli errori. Ad esempio si possono trovare persone di riferimento per le postazioni, i computer, le stampanti, i documenti, i mobili e così via, oppure creare dei team per ogni reparto in caso di aziende più grandi e articolate.
Coordinare ogni aspetto del trasloco con clienti e fornitori
Per evitare qualsiasi disagio è fondamentale coordinare tutto il trasloco, non solo con la ditta e i dipendenti, ma considerando anche i clienti ed eventuali fornitori. Ad esempio è importante comunicare lo spostamento con largo anticipo, inviando segnalazioni via email e indicando le date dell’operazione del cambio d’ufficio. Inoltre bisogna indicare tale evento sul sito web aziendale e i canali social, in questo modo si possono informare adeguatamente sia i clienti che i fornitori e i collaboratori esterni. Allo stesso modo è indispensabile fornire i recapiti delle persone da chiamare, qualora si dovessero riscontrare problemi e disservizi, per gestire ogni situazione in maniera efficiente. Fare un trasloco di un ufficio a Roma è senza dubbio piuttosto complicato, tuttavia con la giusta pianificazione, il supporto di una ditta specializzata e una coordinazione ottimale è possibile ridurre al minimo i disagi.